档案管理

一.数字档案

        档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。数字档案管理系统作为一个全新的档案管理方式,是一个技术含量高、通用性强、标准化要求严的系统。如图所示为某集成案例的技术架构,相关技术包括元数据技术、全文检索技术、OCR技术、双层PDF技术、电子文件存储格式转换技术、通用报表技术、数字版权管理(DRM)技术、流媒体技术、海量数据存储技术等。

二.数字档案行业应用方案

        公司专业研发PDF技术,在数字档案应用领域大有可为,其中涉及的核心技术包括全文检索技术、双层PDF技术、多格式文件转换浏览技术、数字版权管理(DRM)技术。

1、全文检索技术

        在常规的数据库检索查询中一直存在三个主要问题,第一,非结构化信息的检索问题。档案管理系统是根据建立的档案分类和目录进行检索查询,但不能对大量的原文内容(电子文件)进行检索查询;第二,不能将各种档案的结构化、非结构化数据进行统一的查询,而用户则需要根据任何信息进行随意的检索;第三,随着数据量的增加,数据库检索存在速度问题。而全文检索系统可以完全解决上述问题,使得用户对档案信息的查询速度、方便性、查全率和查准率得到极大改善。通过专业的全文检索系统,可以实现智能检索功能。对于扫描文件通过内嵌快速OCR技术,可以无须人工干预,自动识别扫描文件,形成索引库,同时嵌入档案信息服务网站之中,受到档案权限的管理和控制,与档案管理系统融为一体。

2、多格式文件转换浏览技术

       通过对多格式文件的统一化处理,实现多种图形图像电子文件的浏览和显示,用流技术实现浏览的数据传输,不仅简化了系统管理和应用,而且很好地解决了网络传输过程的数据安全问题。

3、可扩展支持多种安全技术

       数字档案管理系统充分考虑了档案管理信息系统对信息安全性方面的要求,除了系统本身的用户权限控制和日志管理外,还可以支持与用户身份认证系统的集成,实现数字水印,数字签名,数据加密,流技术浏览等信息安全技术。

4、双层PDF技术

       双层PDF技术可将快速OCR识别的文本依附于PDF图像之上,即满足了档案管理真实的存储需求,又满足档案数字化利用的需求,而且配合快速OCR的自动识别,不会给用户带来任何操作上的麻烦,是一个非常适合档案存储的数据格式。

5.数字版权管理技术

       企事业单位的部分档案资源属于重要防扩散文档资源,在借阅、外发等传输环节极易存在扩散风险,对于电子资源的保护,PDF防扩散技术策略,借阅环节权限控制细粒到阅读次数、阅读时间、打印次数、打印次数。在外发环节更是做到绝对时间控制和全寿命管理,真正做到权限与流转相结合,资源共享与受控管理相结合。

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