电子文档标准化:为全球数字化时代服务

作者:Adobe首席研发科学家及PDF架构师 Leonard Rosenthol

数字经济占全球经济总量的比重仍在飞速增长,数字化浪潮正重塑着我们的经济模式和发展路径。根据市场研究机构IDC的报告预测,到2018年,全球排名前1000强企业中的67%会把数字化转型作为面向未来的关键战略。

面对前所未有的变局,合理选择技术工具和解决方案,有效管理企业的数字资产,刷新固有的交流及协作模式,才是收获数字化转型核心动能的正途。而文档作为存量最大的企业数字资产和运营载体,它的标准化已经成为很多企业实施数字化转型的必要条件。

致力于电子文档标准化的PDF

生活在今天的人们,已经将不同终端、不同操作系统之间的材料共享视为理所应当的事情。但是在二十多年前,情况完全不一样——微软的word文件在苹果电脑上是无法被识别、阅读的。在数字化办公大势所趋的情况下,因为文档格式的问题造成了众多沟通成本和时间的浪费。

1993年PDF诞生。作为开创性的文档格式,PDF从一开始就致力于对电子文档标准化的推动,以打破终端、系统、企业、地域之间的交流藩篱为使命。过去 25年来,PDF始终跟随时代需求,每隔18到24个月就会推出新的版本。2007年,Adobe将PDF规格转交给了ISO组织,从此PDF成为了开放的国际性标准。从Adobe 公司Camelot项目中的一个想法,到如今全世界数以百亿计的PDF文档,Adobe通过电子文档的标准化深刻改变了数字化时代的办公流程和体验,让信息共享成为最普遍的现实,并帮助人们完成了更多意义非凡的任务。

发展至今,PDF的标准化在各个行业已拥有广泛的应用。1999年,PDF推出了用于印刷制作的子集标准PDF/X。它能够保证印刷所需内容完全嵌入PDF,如所有字体以及对精确性要求很高的颜色,实现印刷的所见即所得。基于PDF/X推出的PDF/VT则针对具体领域,比如银行对账单、流水单以及宣传材料的大量打印,让打印更加可靠、快速。PDF推出的第二个子集标准PDF/A主要用于文档的长期存储。它与数字签名紧密联接,可对文档进行更好的验证,方便其后续调取使用。此后推出的PDF/E,则专门用于工程界文档存档,支持工程文档中一些特殊设计元素和流程数据。2012年推出的PDF/UA正帮助所有人从PDF中受益,视觉和听觉障碍者也可通过语音或视频的方式获取PDF的内容。

支持富媒体内容、无缝融入企业流程的PDF

可靠的印刷制作,文档的长期有效保存与调取,以及信息获取壁垒的消弭——PDF标准化的好处有目共睹。然而,有别于普通人的理解,PDF绝不仅仅意味着对电子文档的印刷、阅读和保存。在标准化的基础上,PDF早已演化为一套完整的电子文档解决方案,融入并加速了企业的运营流程,这也是其长期受到各界青睐并持续扩大影响力的重要原因。

与其他单调的电子文档相比,PDF更像一个“数字信封”,无论是文字、表格、图像等静态内容,还是音视频等富媒体内容,甚至3D素材都可以打包在里面,充分满足各种内容的编辑需要。同时,PDF能够完美地植入现有工作流程中,方便地检索文档中的内容,还可在文档上批注或标记并将这些信息分享给其他人,加速创意共享,实现更好的互动。

更重要的是,PDF极为关注文档安全问题,并支持公钥、私钥、企业级加密等一系列丰富多样的安全加密方法。通过PDF的数字签名功能,还可直观了解文件由谁签名、签名后文档有无修改,从而掌握文档的真实性和相关权限。PDF帮助我们在降低风险的同时,更加高效地管控工作流程。

无处不在的PDF

经过多年的发展,PDF的标准化在各行各业都打下了非常坚实的基础,并融入其生态系统中。包括中国、日本、韩国、巴西和绝大多数的欧洲国家在内,有超过50个国家把PDF作为标准纳入其数字化变革的浪潮中。

今天,PDF已经无处不在。各类电脑和手机的操作系统上都有PDF的应用;2016年,在全球公共网络上有21亿个PDF文件;仅通过Acrobat Reader,每年就有超过800多亿个PDF文件被查看。我们欣喜地看到PDF在服务企业数字化转型和日常工作中起到越来越积极的作用。例如中国建筑设计行业的佼佼者华建集团,在与Adobe的长期合作中,有效解决了数字化过程中的内部信息传递、外部交付及安全性等问题。美国通用电气公司(GE)使用3D PDF后,在节约了时间和成本的同时,还实现了更高的自动化程度,节省了20%的劳动力。

这些数据和案例都表明,PDF早已不仅属于Adobe公司,而是一笔属于全世界的技术财富。相信随着数字化浪潮的进一步深入和普及,将会有更多人受益于PDF的标准化工作,一个安全、便捷、互通、友好的数字化时代呼之欲出。

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